Contratar o primeiro funcionário, ou o décimo, é um dos momentos em que mais empresas tropeçam. O erro raramente aparece no dia da contratação: ele aparece meses depois, em forma de multa do e-Social, ação trabalhista ou um custo que ninguém colocou na conta. A boa notícia é que a admissão segue um roteiro claro, e quem o cumpre desde o início evita a maior parte dos problemas.

Neste guia você vê como contratar um funcionário CLT, na ordem certa: da decisão sobre o tipo de contratação até o registro no e-Social e o cálculo do custo real para a empresa.

Antes de contratar: CLT, PJ, estágio ou autônomo?

A primeira decisão é o tipo de relação de trabalho. Ela não depende da preferência da empresa, e sim de como o trabalho é realizado na prática. Quando a pessoa trabalha com pessoalidade (não pode mandar um substituto), de forma habitual, recebendo pagamento e sob subordinação, a lei enxerga relação de emprego, mesmo que exista um contrato de prestação de serviços assinado.

Por isso, contratar como PJ alguém que cumpre horário, recebe ordens e trabalha todos os dias para a empresa é uma das maiores fontes de passivo trabalhista em pequenos negócios. Prestador de serviço realmente autônomo, estagiário (com regras próprias) e empregado CLT são figuras diferentes, e a escolha precisa refletir a realidade da função. Em caso de dúvida, vale analisar o caso com a contabilidade antes de assinar qualquer coisa.

Passo a passo da admissão de funcionário CLT

1. Defina a vaga e o custo previsto. Cargo, salário, jornada, benefícios e regime de contratação (prazo indeterminado ou contrato de experiência).
2. Colete os documentos do candidato. Documento de identidade, CPF, comprovante de residência, dados bancários, certidões dos dependentes (quando houver) e a CTPS, que hoje é digital.
3. Faça o exame médico admissional. Ele é obrigatório e precisa ser realizado antes de a pessoa começar a trabalhar, com atestado emitido por médico do trabalho.
4. Registre o empregado no e-Social. O evento de admissão deve ser enviado até o dia anterior ao início das atividades. Registrar depois é o erro mais comum e gera multa.
5. Formalize o contrato de trabalho. Com cargo, salário, jornada, local de trabalho e, se for o caso, as condições do contrato de experiência.
6. Entregue os documentos e configure a rotina. Controle de ponto, benefícios, vale-transporte e inclusão na folha de pagamento do mês.

Contrato de experiência: como funciona

O contrato de experiência é uma modalidade por prazo determinado, usada para avaliar a adaptação do funcionário à função. Ele pode durar até 90 dias e, dentro desse limite, pode ser prorrogado uma única vez. Passou desse prazo, ou prorrogou mais de uma vez, o contrato passa a ser por prazo indeterminado, com todas as consequências para uma eventual rescisão. Anote as datas na agenda: é aí que muita empresa se perde.

Prazos e e-Social: o que a empresa não pode atrasar

Todas as informações da admissão passam pelo e-Social, e é por ele que o governo cruza dados de folha, FGTS e contribuições. As datas mais importantes são o envio do registro do empregado antes do primeiro dia de trabalho e a inclusão correta na folha mensal. Dados incompletos, como CPF divergente, categoria errada ou jornada mal informada, geram inconsistências que aparecem depois em guias e declarações.

Se você quer entender o que mudou nessa rotina, leia também nosso guia sobre folha de pagamento e e-Social em 2026.

Quanto custa um funcionário para a empresa?

O salário combinado é só o ponto de partida. O custo real inclui encargos e provisões que variam conforme o regime tributário da empresa, e é por isso que dois negócios com o mesmo salário podem ter custos diferentes. Os principais componentes são:

• FGTS: depósito mensal de 8% sobre a remuneração.
• Contribuição previdenciária patronal e demais encargos: dependem do regime. Empresas no Simples Nacional têm tratamento diferente das empresas no Lucro Presumido ou no Lucro Real, e algumas atividades têm regras específicas.
• Provisão de férias: o empregado tem direito a 30 dias de férias com acréscimo de um terço, o que representa cerca de 11,1% do salário ao longo do ano. Veja como funciona em férias dos funcionários.
• Provisão de 13º salário: equivale a 1/12 por mês, cerca de 8,3%. Detalhes em nosso guia do 13º salário.
• Benefícios: vale-transporte, vale-refeição ou alimentação, plano de saúde e o que mais estiver previsto em convenção coletiva ou política da empresa.
• Custos de rescisão futura: aviso prévio, multa do FGTS e demais verbas, que vale a pena ter em mente desde o início. Veja como evitar erros no cálculo da rescisão.

Somando tudo, o custo total de um funcionário costuma ser bem superior ao salário. Fazer essa conta antes de contratar evita o susto de descobrir, três meses depois, que o caixa não comporta a vaga.

Erros comuns na admissão que viram dor de cabeça

• Deixar o funcionário começar antes de o registro ser enviado ao e-Social.
• Pular o exame admissional ou fazê-lo depois do início das atividades.
• Contratar como PJ quem na prática trabalha como empregado.
• Não controlar o prazo do contrato de experiência.
• Ignorar convenção coletiva da categoria, que pode definir piso salarial e benefícios obrigatórios.
• Deixar a admissão para a última hora, sem conferência dos documentos.

Como a gestão de departamento pessoal ajuda a empresa

Admissão é só o começo. Depois dela vêm folha, férias, 13º, benefícios, obrigações com o e-Social e, eventualmente, rescisão. Terceirizar essa rotina para uma equipe especializada reduz o risco de multas e libera o empresário para cuidar do negócio.

A Quintuplus Contabilidade cuida da gestão de departamento pessoal das empresas clientes, incluindo rotinas trabalhistas e previdenciárias, e-Social, férias e rescisões. Se você está pensando em contratar e quer fazer isso do jeito certo, fale com nossa equipe e organize a admissão antes do primeiro dia de trabalho.